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Chers membres de la communauté mcgilloise,

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Nous vous écrivons afin de vous transmettre quelques précisions quant à la situation, pour les deux prochaines semaines, pour les étudiants et les membres du corps enseignant et administratif de Â鶹Çø, alors que l’Université agit en conformité avec la décision du gouvernement du Québec de fermer temporairement l’ensemble des écoles et des universités. Il est important de rappeler que la situation peut changer à tout moment et que la fermeture peut être prolongée. Nous vous remercions de votre compréhension alors que nous faisons face, ensemble, à cette période d’incertitude.

L’Université appuie entièrement la décision du gouvernement du Québec et s’engage à contribuer à contenir la propagation de la COVID-19 en « aplatissant la courbe », afin d’éviter que les services de santé ne s’effondrent à la suite de la prise en charge de patients de plus en plus nombreux. Dans un souci de promouvoir l’éloignement social, nous déployons des mesures afin d’avoir un nombre réduit d’individus qui se rendent sur nos campus.

Nous savons que cette situation peut être une immense source de stress, tant sur plan professionnel que sur le plan personnel. Bien que nous ne puissions qu’atténuer l’anxiété ressentie, nous espérons néanmoins qu’en fournissant des renseignements précis quant aux activités menées à l’Université au cours des prochaines semaines, nous parviendrons à présenter un portrait plus clair de la situation.  â¶Ä¯â¶Ä¯

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Enseignement et évaluation  

Si le volet académique réside au cœur de la mission mcgilloise, les activités qui y sont associées sont toutefois suspendues en réponse à la directive émise par le gouvernement. Tous les cours (en personne et en ligne), les laboratoires d’enseignement, les examens, les travaux et toute forme d’évaluation sont suspendus pendant deux semaines – à l’exception des soutenances de thèse. Les étudiants devant soutenir une thèse sont invités à communiquer avec leur superviseur afin de discuter de solutions de rechange. La Faculté de médecine offrira des cours en ligne pour certaines disciplines essentielles.

Nous sommes déterminés à faire en sorte que tous les cours pouvant être offerts en ligne soient disponibles à compter du 30 mars. Notre objectif consiste à s’assurer que le plus grand nombre d’étudiants puissent terminer en grande partie ou en totalité leur année universitaire à distance. Par ailleurs, nous évaluons d’autres pistes de solution relativement aux examens finaux, lesquelles excluraient les examens en personne sur le campus. Bien sûr, de telles avenues ne sont pas envisageables pour l’ensemble des cours, des programmes et des étudiants, et c’est pourquoi nous sommes à évaluer d’autres solutions.

Au cours des deux prochaines semaines, les membres du personnel enseignant communiqueront avec les étudiants afin de leur fournir des précisions quant à la reprise des cours et leur faire part, le cas échéant, de modifications des méthodes d’évaluation.

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Recherche

Il est vrai que la restriction des travaux menés sur le campus pourra entraîner de sérieuses contraintes pour ceux et celles qui participent à certains projets de recherche en cours. Malheureusement, en raison de la crise actuelle et de l’importance de préserver la santé et la sécurité de la collectivité, tant le gouvernement que l’Université sont d’avis qu’à court terme, toute activité de recherche non essentielle menée sur le campus doit être reportée ou interrompue. Nous n’avons d’autre choix que d’accepter que la situation entourant la COVID-19 représente une urgence absolue qui exige de mesures exceptionnelles desquelles découleront inévitablement des répercussions majeures sur le travail de chacun d’entre nous. Sachez que l’Université est en communication avec des organismes subventionnaires relativement aux conséquences de cette situation.

 Sous peu, les doyens des facultés transmettront un plan détaillé des étapes à suivre ainsi que les démarches à entreprendre afin de demander une prolongation ou une exemption.

 Les étudiants aux cycles supérieurs qui ont des questions quant à la poursuite de leurs activités de recherche dans ce contexte doivent communiquer avec le directeur de leur programme d’études et/ou avec le vice-doyen aux études supérieures et postdoctorales. 

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Milieu de travail

Conformément aux précisions obtenues du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur, l’Université Â鶹Çø demeurera opérationnelle pendant ces deux semaines, soit à compter du mardi 17 mars, mais n’offrira sur ses campus que les services et les activités indispensables.

Sauf avis contraire, l’Université demande à ses employés de télétravailler pendant la période de suspension de deux semaines. Les superviseurs communiqueront avec les employés afin d’établir les fonctions qui doivent être maintenues durant cette période, de déterminer les membres du personnel à qui ces fonctions seront attribuées et de définir comment ces derniers s’en acquitteront. Nous demandons à chacun d’entre vous, dans la mesure du possible, d’ajuster les tâches, de définir les priorités et de redistribuer le travail.

Les employés sont invités à consulter les lignes directrices des TI sur le télétravail à . La marche à suivre se trouve dans la section « Meeting & Collaborating Remotely ».  

Le personnel enseignant et de soutien peut utiliser les outils suivants :

1. Zoom sera bientôt disponible pour l’ensemble du personnel enseignant lors d’activités d’enseignement et d’apprentissage.
2. MS Teams est disponible pour tous les employés dans le cadre de travaux d’équipe (conférences Web, clavardage, etc.).
3. WebEx sera bientôt accessible pour les conférences Web.

Parce qu’il aura bientôt atteint la vie de sa vie utile, Skype a été exclu des outils offerts. 

L’ensemble du personnel enseignant et administratif – dont les employés temporaires et les étudiants du programme travail-études – qui devaient travailler pendant la période visée seront payés.
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Nous réitérons notre recommandation quant aux ±è°ù鳦²¹³Ü³Ù¾±´Ç²Ô²õ à prendre, lesquelles consistent notamment à vous laver les mains souvent et à vous couvrir la bouche et le nez à l’aide de votre bras lorsque vous toussez ou éternuez.

En cas de fièvre, de toux ou de difficulté respiratoire, vous devez :

• vous isoler le plus rapidement possible
• composer immédiatement le 1 877 644-4545 
• mentionner vos symptômes et vos récents déplacements  
• respecter les consignes à la lettre  

Vous avez décidé, ou on vous a conseillé de vous isoler : 

• Tous les étudiants doivent faire part de leur situation au bureau des affaires étudiantes ou à leur département. 
• Les étudiants qui vivent en résidence doivent signaler leur situation au Service de logement étudiant et hôtellerie en écrivant à housing.residences [at] mcgill.ca. Ils pourront recevoir de l’aide, et les services seront maintenus.
• Les employés doivent informer leur supérieur immédiat de leur état.

Soyez assurés que cette information sera traitée de manière confidentielle.
Les Services aux étudiants seront accessibles, mais uniquement par téléphone et en ligne. Le Pôle bien-être étudiant sera fermé pendant la semaine à venir, puis transportera ses activités en ligne.
Les étudiants continueront d’avoir accès à plusieurs services de santé. Ainsi, ils peuvent obtenir une consultation virtuelle avec un médecin grâce à l’application . leur offre du soutien en santé mentale en partenariat avec l’Association étudiante Â鶹Çø et l’Association des étudiants aux cycles supérieurs de l’Université. En tout temps, ils peuvent obtenir des services professionnels de counseling par téléphone ou clavardage en plus de 60 langues. Les personnes souhaitant se prévaloir de ce service doivent télécharger l’application My SSP dans l’App Store ou Google Play.

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Toutes les bibliothèques de l’Université Â鶹Çø sont fermées jusqu’au 30 mars. Les services en ligne des bibliothèques demeureront cependant accessibles pendant cette période.

• La Bibliothèque propose un service de recherche documentaire pour les documents de recherche imprimés dans l’une des bibliothèques du campus du centre-ville. Seuls les articles autorisés peuvent être empruntés. Pour ce faire, les usagers doivent remplir un formulaire qui se trouve sur la page d’accueil de la Bibliothèque et sur la page de la FAQ.
• Pour l’instant, il n’est pas possible de consulter les documents de la bibliothèque du campus Macdonald.
• Pour l’instant, il n’est pas possible de consulter les documents réservés.
• Durant les deux prochaines semaines, les services de consultation se feront en ligne. À compter du lundi 16 mars, du lundi au vendredi, de 10 h à 18 h, vous pourrez clavarder ou envoyer un courriel ou un message texte à un bibliothécaire.

Le lundi 16 mars, un lien menant à une foire aux questions présentant le plan d’urgence sera disponible sur la page d’accueil de la Bibliothèque.
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Services 

Toutes les installations sportives de l’Université Â鶹Çø sont fermées jusqu’au 30 mars.
Les services alimentaires seront maintenus et offerts durant les heures normales d’ouverture dans l’ensemble des salles à manger des résidences (à l’exception du Pavillon Douglas), et aux Starbucks, Première Moisson et Twiggs du campus Macdonald. Aucun autre service alimentaire sur les campus ne sera ouvert.  
Par ailleurs, l’Université continuera d’offrir son service de navette, mais l’horaire sera celui de la semaine de relâche.

L’Université vous tiendra au fait de l’évolution des choses et vous transmettra les consignes des pouvoirs publics.

Nous vous invitons à consulter la page sur le coronavirus du site Web de Â鶹Çø pour obtenir l’information la plus récente.

Pour toute question, écrivez à COVID-19.info [at] mcgill.ca.

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Cordiales salutations,

Christopher Manfredi, vice-principal exécutif et vice-principal aux études)
Yves Beauchamp, vice-principal (administration et finances)
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